Köszönöm a visszajelzést, László, remélem minél hamarabb tudod hasznosítani a tudást! 🙂

Ez egy örök probléma és tapasztalatom szerint a Word (és Google Doc) az egyedüli olyan platform, amin keresztül az olvasók szeretnek is kommentelni, mert könnyen átlátható (amíg nincsen kommentháború). Ezt követi a PDF export, mert azt is még maguktól kommentelik a stakeholderek. Minden más (webes) platform már kemény dió. Notion nem tud csak egy-egy oldalra, Enterprise plan tudja a teljes dokumentumra.

Viszont a Notion doksi exportálható HTML-be, ha le kell adni a végleges változatot. Ezzel csak az a baj, hogy a HTML exportban nem látszódnak a kommentek.

Egyébként a Notion kommentelési lehetősége viszonylag hatékony: remekül látszódik, hogy ki, mit, kinek kommentelt, időhöz lehet rendelni, lehet követni az Updates fülön csak az adott oldalon, vagy az All updatesben a teljes dokumentumban. Amit sajnálok, hogy nincsen erre egy egységes felület, ahol könnyen átláthat lenne az összes visszajelzés. Én pl. Slacken keresztül szoktam követni a változásokat, mert ott könnyebb kiemelnem magamnak a fontosabb változásokat. Amit ráadásul rosszul kezel le a Notion, az a linkelt szövegre adott komment, mert ha ilyenre nyomsz visszajelzést, akkor nem jelenik meg a buborékban a megjegyzés szövege.

Hogyan vedd rá őket a kommentelésre?

Projektfüggő: vannak azok a megrendelők, akik nem akarnak aktívan részt venni a speciben és megbíznak abban a munkában amit elvégzel. Lényegében ez a dokumentáció mind a két felet védi, így ha a másik fél nem vesz részt az elolvasásában és kommentezésében, akkor ő jár rosszabbul hosszabb távon.

Amit mindenképpen egy első lépés, hogy begyűjtöd a résztvevők e-mail címét és küldesz Notion meghívót a doksihoz. Vagy még jobb ha egy személyes meeting keretében közösen regisztráltok és megmutatod mit és hogyan kell csinálniuk.

A regisztrációjukat követően pedig aktívan címzed feléjük a kérdéseket vagy a visszajelzéseket. Ha nem reagálnak maguktól, akkor más csatornákon kell pusholni őket.

Tapasztalatok a véleményezési szokásokra

Van aki aktívan használja a kommentezéseket 👨‍💼, ők jellemzően a szakmabeliek vagy azok, akiknek nagyon fontos a büdzsé tartása, hiszen később a többiek is ebből fognak doolgozni.

Van aki használja a kommentezést, majd egyszer csak eltűnik 👻. Ezekre továbbra is válaszolok és a másik félnek a megfelelő csatornán összefoglalom, hogy milyen linkre érkezett válasz felé.

Vannak az igyekvő userek 🤓, akiknek valahogy nem kényelmes a kommentezés vagy több kontrollt szeretnének és más színnel írják bele a szövegbe az észrevételeiket, kiegészítéseiket. A jobbak megcímeznek engem is vagy akiktől szükséges az elfogadás :)

És vannak a hagyományőrzők 👴, akik fogják összegyűjtik a linkeket és emailben írják meg a visszajelzéseiket.

Ha minden kötél szakad akkor a rendszeres státusz meetingen összefoglalom, hogy mivel haladtam, milyen kérdések merültek fel és utána átbeszéljük őket a helyszínen és akár ott helyben javítjuk. Ezek jellemzően így 1–2 órás meetingek szoktak lenni akár több is egy héten.

Tehát nagyon ügyfél és projektfüggő, hogy hogyan lehet az ügyfelet véleményezésre fogni, de az tény, hogy egy ismeretlen rendszert muszájból kevesebben fognak használni, viszont az elterjedt megoldások nem feltétlen segítik a hatékony tervezést.